Salesforce’ta milyonlarca kaydın içinde kaybolmak kolaydır. Ancak doğru verilere hızlıca erişmek, işlerinizi kolaylaştırır ve verimliliğinizi artırır. Salesforce search özelliklerini etkili kullanmak, zaman tasarrufu sağlamanın yanı sıra satış süreçlerinizi de hızlandırır.
Salesforce Search ile ilgili temel kavramları ve nasıl daha verimli kullanabileceğinizi bu yazımızda adım adım ele aldık.
Salesforce Search Temel Kavramlar
Salesforce search nasıl çalışıyor diye merak ediyorsanız, önce arama sisteminin temel prensiplerini anlamak önemli. Salesforce, güvenliği ön planda tutar ve kullanıcıların yetkilerine göre arama sonuçlarını filtreler.
Güvenlik ve Erişim Kontrolleri
Salesforce arama sistemi alan düzeyinde güvenlik (field level security) kurallarını sıkı bir şekilde uygular. Eğer bir kullanıcının belirli bir alana erişim yetkisi yoksa, o alan arama sonuçlarında görüntülenmez. Aynı şekilde, kayıt erişim izinleri olmayan kullanıcılar için bu kayıtlar arama sonuçlarında yer almaz.
Bu güvenlik yaklaşımı, özellikle büyük organizasyonlarda farklı departmanların farklı veri setlerine erişim ihtiyacı olduğu durumlarda kritik önem taşır. Satış temsilcileri yalnızca kendi bölgelerindeki müşteri verilerini görürken, yöneticiler daha geniş bir veri setine erişebilir.
Aranabilir Nesne ve Alan Türleri
Salesforce’ta tüm nesneler ve alanlar aranabilir değildir. Formül alanları, lookup alanları ve şifrelenmiş alanlar arama kapsamında yer almaz. Özel nesnelerin aranabilir olması için mutlaka özel bir sekmeye sahip olmaları ve kullanıcı profilinin bu sekmeye erişim yetkisi bulunması gerekir.
Özel nesneler için “Allow Search” seçeneğinin aktif edilmesi de aranabilirlik için zorunlu bir koşuldur. Bu ayar Object Manager’dan ilgili nesne ayarlarında bulunabilir.
Salesforce Global Search: Einstein Search’ün Gücü
Salesforce Global Search platform içindeki en kullanışlı arama aracıdır. Lightning Experience’te Einstein Search tarafından desteklenen bu özellik, kullanıcı davranışlarını öğrenerek kişiselleştirilmiş arama sonuçları sunar.
Einstein Search’ün özellikleri:
Salesforce Einstein Search, coğrafya, sahiplik, sektör ve aktivite geçmişi gibi faktörleri analiz ederek arama sonuçlarını optimize eder. Kullanıcı arama çubuğuna tıkladığında karşılaştığı arayüz şu ögeleri içerir:
- Önerilen Doğal Dil Aramaları: Doğal dil ifadeleriyle arama yapabilirsiniz. Bu özellik, geleneksel anahtar kelime tabanlı aramalardan çok daha sezgisel bir deneyim sunar.
- Gerçek Zamanlı Öneriler: Kullanıcı yazmaya başladığında, Einstein Search potansiyel sonuçları anında gösterir. Her kayıt üzerinde gezindiğinizde detaylı bilgiler, ilgili listeler ve “Düzenle” veya “Klonla” gibi eylem butonları görüntülenir.
- Akıllı List View Önerileri: Sistem arama kriterlerinize uygun list view’ları otomatik olarak önerir, böylece benzer aramaları gelecekte daha hızlı gerçekleştirebilirsiniz.
Gelişmiş arama operatörleri:
Salesforce Global Search’te AND, OR operatörlerini ve tırnak işaretlerini kullanarak tam cümle eşleştirmesi yapabilirsiniz. Örneğin:
- “ABC Corp” AND “Demo”
- Stage:”Closed Won” OR Stage:”Closed Lost”
- “Salesforce implementation”
Bu operatörler, özellikle karmaşık veri setlerinde çalışırken arama hassasiyetini önemli ölçüde artırır.
Lookup Search: İlişkisel Veri Arama
Lookup search iki kaydı birbiriyle ilişkilendirmek için kullanılan özel bir arama türüdür. Contact’ı bir Account’la ilişkilendirmek istediğinizde “Account Name” alanını kullanarak bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
Kullanıcı yazmaya başladığında, sistem anında kayıt isimlerine dayalı sonuçlar gösterir. Aranan kayıt görünmüyorsa, büyüteç ikonuna tıklayarak veya Enter’a basarak tam arama gerçekleştirilebilir.
Lookup Filtreleri bu arama türünü önemli ölçüde etkiler. Örneğin, “Rakip” adında Account’lara işaret eden özel bir lookup alanınız varsa ve Type = ‘Competitor’ filtresi uyguladıysanız, yalnızca bu kritere uyan hesaplar arama sonuçlarında görünür.
Bu filtreleme mekanizması, veri bütünlüğünü korurken kullanıcı deneyimini de iyileştirir. Satış temsilcileri yalnızca ilgili potansiyel müşteriler arasından seçim yaparken, gereksiz kayıtlarla karşılaşmaz.
Salesforce Search Layouts: Özelleştirme ve Optimizasyon
Salesforce search layouts arama sonuçları sayfasında hangi alanların görüntüleneceğini, filtrelenebileceğini ve sıralanabileceğini belirler. Her profil için farklı search layout’ları atayabilirsiniz.
Object Manager’dan her nesne için search layout’ları özelleştirebilirsiniz. Bu özelleştirme süreci şunları içerir:
- Alan Seçimi: Arama sonuçlarında görünmesini istediğiniz alanları belirleyin. Fazla alan, sonuçları karmaşık hale getirirken, çok az alan ise kullanıcıların doğru kaydı tanımlamasını zorlaştırır.
- Profil Bazlı Görünüm: Farklı departmanların farklı bilgi ihtiyaçları olduğu için, satış ekibi için müşteri segmenti ve son aktivite tarihi önemliyken, teknik destek ekibi için ürün bilgileri ve destek durumu öncelikli olabilir.
- Sıralama Kriterleri: Hangi alana göre sıralamanın varsayılan olacağını belirlemek, kullanıcı deneyimini iyileştirir. En son güncellenen kayıtlar veya alfabetik sıralama gibi seçenekler değerlendirilebilir.
List View Search: Hızlı Filtreleme Aracı
List view search, oluşturulmuş list view’lar içinde hızlı arama yapmayı sağlar. Bu özellik belirli kriterlere göre önceden filtrelenmiş veri setlerinde çalışırken etkilidir.
Bu arama türünün bazı önemli sınırları vardır:
- 2000 Kayıt Sınırı: List view search yalnızca ilk 2000 kaydı arar. Aradığınız kayıt bu sınırın dışındaysa bulunamayacaktır.
- Geniş Alan Kapsamı: List view’da görünen alanların yanı sıra, o nesnenin tüm aranabilir alanları da arama kapsamına dahildir. Bu, görünmeyen alanlardaki verilerle de eşleşme sağlanabileceği anlamına gelir.
- Alan Türü Kısıtlamaları: Formül alanları, lookup alanları ve sayısal alanlar gibi belirli alan türleri list view search’te kullanılamaz.
List view search box’ı, hangi alanların arama dışında kaldığını açıkça belirtir. Bu şeffaflık, kullanıcıların beklentilerini doğru şekilde ayarlamasına yardımcı olur.
Salesforce Search Optimizasyon İpuçları
Salesforce Search’ü en verimli şekilde kullanmak için bazı önemli optimizasyon ipuçları vardır. Performansı artırmak, kullanıcıları eğitmek ve mobil deneyimi iyileştirmek bu süreçte önemli rol oynar.
Performans İyileştirme Stratejileri
- İndeksleme Farkındalığı: Salesforce, sık aranan alanları otomatik olarak indeksler. Custom field’larda “External ID” seçeneğini işaretlemek, o alanın indekslenmesini sağlar ve arama performansını artırır.
- Wildcard Kullanımı: Arama terimlerinizin başında wildcard () kullanmaktan kaçının. “son” şeklinde bir arama, “*son” şeklindeki aramaya göre çok daha hızlı sonuç verir.
- Veri Kalitesi: Temiz ve tutarlı veri girişi, arama sonuçlarının kalitesini doğrudan etkiler. Standart naming convention’ların uygulanması, kopya kayıtların temizlenmesi ve data validation rule’larının kullanılması önemlidir.
Kullanıcı Eğitimi
- Doğal Dil Eğitimi: Kullanıcılarınızı doğal dil arama özelliklerini kullanmaları konusunda eğitin. “Bu ayki toplantılarım” veya “bekleyen lead’lerim” gibi ifadeler, geleneksel arama yöntemlerinden çok daha etkili olabilir.
- Aramaların Kaydedilmesi: Sık kullanılan arama kriterlerini list view olarak kaydetmeyi öğretin. Bu, hem zaman tasarrufu sağlar hem de team standartlarının oluşmasına yardımcı olur.
- Profil Bazlı Özelleştirme: Her kullanıcı grubunun ihtiyaçlarına göre search layout’larını optimize edin. Sales rep’ler için revenue-focused alanlar, customer service için case-related alanlar öncelikli olmalıdır.
Mobil Uyumluluk
Salesforce mobile app’te search deneyimi desktop’tan farklıdır. Mobil kullanıcılar için:
- Kısa Field Label’lar: Küçük ekranlarda uzun alan isimleri kullanıcı deneyimini olumsuz etkiler.
- Tıklanabilir Alanlar: Arama sonuçlarında tıklanabilir alanlar, dokunma ile kullanım için optimize edilmelidir.
- Çevrimdışı Erişim Stratejileri: Einstein Search’ün bazı özellikleri çevrimdışı çalışmaz. Kritik veriler için çevrimdışı erişim stratejileri geliştirin.
İleri Düzey Search Teknikleri
Salesforce Search’ün temellerini kavradıktan sonra, arama deneyiminizi bir üst seviyeye taşıyacak ileri düzey tekniklere göz atabilirsiniz.
SOSL ile çoklu nesne aramalarından, API entegrasyonlarıyla dış sistemlerle sorunsuz veri alışverişine kadar pek çok gelişmiş yöntemi keşfedeceksiniz. Bu sayede, karmaşık ihtiyaçlarınıza uygun esnek ve güçlü arama çözümleri geliştirmek mümkün olacaktır.
SOQL ve SOSL Entegrasyonu
Geliştiriciler için SOSL (Salesforce Object Search Language) kullanarak özel arama çözümleri geliştirilebilir. Bu özellikle karmaşık arama senaryolarında ve custom application’larda değerlidir.
SOSL ile birden fazla nesne türünde aynı anda arama yapabilirsiniz:
FIND {John} IN NAME FIELDS RETURNING Account, Contact, Lead
Belirli alanlarda arama yapmak için SOSL’in gelişmiş syntax’ını kullanabilirsiniz.
API Entegrasyonu
Salesforce REST ve SOAP API’leri üzerinden external system’lerden arama işlemleri gerçekleştirilebilir. Bu, özellikle multi-platform çalışan organizasyonlar için değerlidir.
External system’lerden gelen kriterlere göre dinamik arama sorguları oluşturabilirsiniz.
Büyük veri setlerinde toplu arama işlemleri için bulk Salesforce API’leri kullanabilirsiniz.
Salesforce Search’te Yaygın Sorunlar ve Çözümleri
Salesforce Search kullanırken karşılaşabileceğiniz yaygın sorunları ve bunların pratik çözümlerini öğrenmek, arama deneyiminizi sorunsuz hale getirir. Bu sayede arama süreçleriniz daha hızlı ve güvenilir çalışır.
“Arama Sonuçlarında Kayıt Görünmüyor” Sebepleri:
- Sharing rule’lar ve permission set’ler
- Record type’a göre visibility kısıtlamaları
- Field level security ayarları
- Custom object tab visibility
System Administrator ile birlikte permission audit’i gerçekleştirip gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz.
“Yavaş Arama Performansı” Sebepleri
- İndekslenmemiş custom field’larda arama
- Çok geniş wildcard kullanımı
- Büyük veri setlerinde filtresiz arama
Optimizasyon için custom field’larda “External ID” işaretlenebilir ve selective query kullanılabilir.
“Eksik Arama Sonuçları” Sebepleri:
- Search index’in güncellenmesi zaman alabilir
- Büyük data hacimleri index gecikmesine neden olur
- Organizasyon limitleri search sonuçlarını etkileyebilir
Salesforce Search ile Verimliliği Artırın
Salesforce’ta arama özelliklerini etkili kullanmak, platformdan alacağınız verimi ciddi ölçüde artırır. Global Search’ün Einstein destekli akıllı özelliklerinden lookup search’ün netliğine, search layout optimizasyonundan list view filtrelemelerine kadar her alanın kendine özgü avantajları vardır.
Doğru search stratejisi, kullanıcı eğitimi ve teknik optimizasyonun birleşimiyle Salesforce verilerinizin tam potansiyelinden yararlanabilir ve organizasyonunuzun satış süreçlerinizi çok daha verimli hale getirebilirsiniz.
