Salesforce yöneticilerinin en sık karşılaştığı zorluklardan biri, Excel dosyaları, CSV verileri ve harici sistemlerden gelen bilgileri CRM platformuna hızlı ve hatasız şekilde aktarmaktır. Salesforce Data Import Wizard, bu süreçte kilit rol oynayan yerleşik bir araçtır. Bu rehberde, Data Import Wizard’ın özelliklerini, kullanım adımlarını ve en iyi uygulamalarını detaylıca inceleyeceğiz.
Salesforce Data Import Wizard Tanımı ve Temel Özellikleri
Salesforce Data Import Wizard, CRM platformunun yerleşik veri aktarım aracıdır. Herhangi bir ek kurulum gerektirmeden, Salesforce ortamınızda doğrudan erişilebilen bu araç, standart ve özel nesnelere veri ekleme, güncelleme ve birleştirme işlemlerini gerçekleştirmenize olanak tanır.
Araç, özellikle müşteri kayıtları, potansiyel müşteriler ve hesap bilgileri gibi temel veri türlerinin aktarımında öne çıkar. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde, teknik uzmanlık gerektirmeden karmaşık veri aktarım süreçlerini yönetebilirsiniz.
Hangi Veri Türleri İçin Kullanılabilir?
Data Import Wizard aşağıdaki standart nesneler için kullanılabilir:
- Contacts (Kişiler): Müşteri ve iş ortağı bilgileri
- Accounts (Hesaplar): Şirket ve organizasyon kayıtları
- Leads (Potansiyel Müşteriler): Satış fırsatları
- Solutions (Çözümler): Ürün ve hizmet çözümleri
- Campaign Members (Kampanya Üyeleri): Pazarlama kampanyası katılımcıları
- Person Accounts: Bireysel hesap kayıtları (etkinleştirilmişse)
Bunların yanı sıra, organizasyonunuza özel oluşturulmuş tüm özel nesneler (custom objects) de bu araçla yönetilebilir.
Salesforce Data Import Wizard’ın Avantajları
Data Import Wizard’ı diğer veri aktarım yöntemlerinden ayıran birçok güçlü özellik bulunur. Bu avantajlar, özellikle veri kalitesi ve işlem verimliliği açısından öne çıkar.
Tekrarlar Arası Kontrol Sistemi
Platform, veri aktarımı sırasında otomatik tekrar kontrolü gerçekleştirir. Kişiler için ad ve e-posta kombinasyonu, hesaplar için ise ad ve site bilgisi üzerinden eşleştirme yapılır. Bu özellik, veri tabanınızda gereksiz tekrarların oluşmasını önler.
Otomatik Alan Eşleştirme
Dosyanızdaki sütun başlıkları Salesforce alanlarıyla benzerlik gösteriyorsa, sistem otomatik eşleştirme önerileri sunar. Bu durum, manuel eşleştirme sürecini önemli ölçüde hızlandırır.
Kampanya Entegrasyonu
Kişi kayıtlarını aktarırken, bunları doğrudan pazarlama kampanyalarına atayabilirsiniz. Bu özellik özellikle etkinlik katılımcıları veya belirli pazarlama segmentlerinin yönetiminde faydalıdır.
Süreç Kontrolü
Veri aktarımı sırasında Salesforce süreçlerinin (Flows) çalışıp çalışmayacağını kontrol edebilirsiniz. Bu esneklik, aktarım sürecinde istenmeyen otomasyonların tetiklenmesini önler.
Data Import Wizard Kullanım Sınırlamaları
Her araçta olduğu gibi, Data Import Wizard’ın da belirli kısıtlamaları bulunur. Bu sınırlamaları önceden bilmek, doğru veri aktarım stratejisi belirlemenizde kritik öneme sahiptir.
Dosya ve Kayıt Limitleri
- Maksimum kayıt sayısı: Tek seferde 50.000 kayıt
- Dosya boyutu sınırı: 100 MB (sıkıştırılmış dosyalar için 32 MB)
- Alan sayısı sınırı: Dosya başına maksimum 90 alan
Desteklenmeyen Nesneler
Aşağıdaki standart nesneler Data Import Wizard ile yönetilemez:
- Assets (Varlıklar)
- Cases (Vakalar)
- Campaigns (Kampanyalar)
- Contracts (Sözleşmeler)
- Documents (Belgeler)
- Opportunities (Fırsatlar)
- Products (Ürünler)
Bu nesneler için alternatif yöntemler kullanılması gerekir.
İşlem Kısıtlamaları
Araç yalnızca üç temel işlemi destekler:
- Insert: Yeni kayıt ekleme
- Update: Mevcut kayıt güncelleme
- Upsert: Kayıt varsa güncelleme, yoksa ekleme
Veri silme veya dışa aktarma işlemleri bu araçla gerçekleştirilemez.
Salesforce Data Import Wizard Adım Adım Kullanım Rehberi
Data Import Wizard ile başarılı bir veri aktarımı gerçekleştirmek için izlemeniz gereken temel adımları sırasıyla inceleyelim. Bu rehber, ilk denemenizde sorunsuz bir aktarım yapmanızı sağlayacaktır.
1. Dosya Hazırlığı
Veri aktarımından önce, bilgilerinizi CSV formatında hazırlamanız gerekir. Excel dosyaları doğrudan kabul edilmez. Dosya hazırlarken şu noktalara dikkat edin:
- Sütun başlıklarının Salesforce alan adlarına yakın olması
- Zorunlu alanların (örneğin, Kişiler için Soyadı) doldurulması
- Veri formatlarının Salesforce standartlarına uygunluğu
2. Import Wizard’a Erişim
Salesforce Setup menüsünden “Data Import Wizard” seçeneğine erişebilirsiniz. Buradan aktaracağınız nesne türünü seçin.
3. Dosya Yükleme
CSV dosyanızı sisteme yükleyin. Dosyayı sürükleyip bırakabilir veya bilgisayarınızdan seçebilirsiniz.
4. Alan Eşleştirme
Bu aşamada sistem, dosyanızdaki sütunları Salesforce alanlarıyla eşleştirmeye çalışır. Otomatik eşleştirmeleri kontrol edin ve gerekirse değiştirin. “Unmapped” olarak görünen alanları uygun Salesforce alanlarıyla eşleştirin.
Tek bir sütunu birden fazla alana da eşleyebilirsiniz. Örneğin, telefon numarası içeren bir sütunu hem Hesap hem de Kişi telefon alanlarına atayabilirsiniz.
5. Son Kontrol ve Başlatma
Eşleştirme işlemi tamamlandıktan sonra, sistem eşlenen ve eşlenmeyen alan sayılarını gösterir. Kontrol ettikten sonra aktarım işlemini başlatabilirsiniz.
6. İlerleme Takibi
Aktarım sürecini Setup menüsündeki “Bulk Data Load Jobs” bölümünden izleyebilirsiniz. Burada işlem durumu, tamamlanan kayıt sayısı ve olası hatalar hakkında bilgi alabilirsiniz.
Salesforce Data Import Wizard En İyi Uygulama Önerileri
Veri aktarım sürecinizde başarı oranını artırmak ve potansiyel problemleri önlemek için aşağıdaki kanıtlanmış stratejileri uygulayın. Bu öneriler, deneyimli Salesforce yöneticilerinin yıllarca süren tecrübelerinden derlenmiştir.
Veri Kalitesi Kontrolü
Aktarımdan önce verilerinizi temizleyin. Eksik, hatalı veya tutarsız bilgiler Salesforce veri kalitesini olumsuz etkiler.
Test Aktarımları
Büyük veri setleriyle çalışmadan önce, küçük bir örnekle test aktarımı yapın. Bu yaklaşım, olası sorunları önceden tespit etmenizi sağlar.
Yedekleme Stratejisi
Güncelleme veya birleştirme işlemlerinden önce mevcut verilerinizi yedekleyin. Beklenmedik durumlar için geri dönüş planınız olsun.
Alan Eşleştirme Dikkatli Yapın
Yanlış alan eşleştirmeleri veri bütünlüğünü bozabilir. Her eşleştirmeyi dikkatlice kontrol edin.
Data Import Wizard ile Diğer Araçların Karşılaştırması
Data Loader ile karşılaştırıldığında, Import Wizard daha basit bir arayüze sahiptir ancak daha az esneklik sunar. Büyük veri setleri veya karmaşık veri işlemleri için Data Loader tercih edilmelidir.
Third-party araçlar daha gelişmiş özellikler sunsa da, maliyet ve karmaşıklık açısından dezavantajları bulunur. Temel veri aktarım ihtiyaçları için Import Wizard yeterlidir.
Yaygın Sorunlar ve Çözümleri
Veri aktarım sürecinde karşılaşılan problemlerin çoğu benzer sebeplerden kaynaklanır. Aşağıda en sık rastlanan sorunları ve pratik çözüm yöntemlerini bulabilirsiniz.
“Field Mapping” Hataları
Alan eşleştirme problemleri genellikle veri tipi uyumsuzluklarından kaynaklanır. Sayısal alanlar için sayısal değerler, tarih alanları için doğru tarih formatları kullandığınızdan emin olun.
Dosya Boyutu Aşımı
50.000 kayıt sınırını aştığınızda, dosyanızı daha küçük parçalara bölün ve ayrı aktarımlar yapın.
Tekrar Kayıt Sorunları
Eşleştirme alanlarını doğru seçmediğinizde tekrar kayıtlar oluşabilir. Benzersiz tanımlayıcı alanları kullanarak bu sorunu çözebilirsiniz.
Salesforce Yinelenen Kayıtlar & Yönetimi Hakkında içeriğimize göz atın.
Salesforce Data Import Wizard Güvenlik ve Yetkilendirme
Data Import Wizard kullanımı için uygun sistem yetkilerine sahip olmanız gerekir. “Import Custom Objects” ve “Import Personal Contacts” yetkileri kritiktir. Sistem yöneticinizden gerekli yetkileri almanızı sağlayın.
Hassas veri aktarımlarında, sadece yetkili personelin erişimine izin verin ve aktarım loglarını düzenli olarak kontrol edin.
Salesforce Data Import Wizard, veri yönetimi süreçlerinizde güvenilir bir partner olarak hizmet verir. Doğru kullanıldığında, zaman tasarrufu sağlarken veri kalitesini korur. Sınırlamalarını bilerek ve en iyi uygulamaları takip ederek, bu aracın tüm potansiyelinden faydalanabilirsiniz.
Data Import Wizard ile Verimli Veri Yönetimi
Salesforce Data Import Wizard, temel veri aktarım ihtiyaçlarınız için pratik ve kullanıcı dostu bir çözüm sunar. 50.000 kayıta kadar olan veri setleri için ideal olan bu araç, özellikle kişi, hesap ve potansiyel müşteri bilgilerinin sisteme aktarımında verimliliği artırır. Sınırlamalarını göz önünde bulundurarak doğru senaryolarda kullandığınızda, Salesforce veri yönetimi süreçlerinizi önemli ölçüde hızlandırabilirsiniz.
