Salesforce’ta veri analizi ve raporlama süreçlerinizi geliştirmek istiyorsanız, formula field’ların gücünden yararlanmak kaçınılmazdır. Mevcut verilerinizden yeni anlamlı bilgiler üretebilen bu özellik, organizasyonunuzun karar verme süreçlerini destekleyecek değerli içgörüler sağlar. Bu yazımızda formula field ile ilgili detayları açıkladık.
Salesforce Formula Field Nedir?
Salesforce’ta veri işleme yeteneklerinizi bir üst seviyeye taşımak için formula field’ların temellerini anlamak gerekir. Bu bölümde formula field’ların ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve hangi durumlarda kullanılabileceğini detaylıca inceleyeceğiz.
Formula field, Salesforce’un standart özelliklerinden biridir ve mevcut verilerinizi kullanarak otomatik hesaplamalar yapmanızı sağlar. Excel’deki formül mantığına benzer şekilde çalışan bu alan türü, bir kayıt üzerindeki verilerden veya ilişkili kayıtlardan gelen bilgileri kullanarak yeni değerler üretir.
Bu özel alan türünün en önemli karakteristiği düzenlenemez olmasıdır. Değerler arka planda otomatik olarak hesaplanır ve formül editöründeki mantığa göre güncellenir. Temel Excel fonksiyonlarını kullanabiliyor ve elektronik tablo mantığını anlıyorsanız, Salesforce formula field’larında uzmanlaşmak size zor gelmeyecektir.
Formula Field Kullanım Alanları
Formula field’ların işletmelerde karşıladığı temel ihtiyaçlar şunlardır:
- Matematiksel Hesaplamalar: Birden fazla sayısal alan arasında toplama, çıkarma, çarpma ve bölme işlemleri gerçekleştirmenizi sağlar. Örneğin, toplam gelir hesaplama veya kar marjı belirleme gibi işlemler kolayca yapılabilir.
- İlişkili Veriler: Parent-child ilişkilerinden gelen bilgileri ana kayıtta görüntüleme imkanı sunar. Müşteri bilgilerini fırsat kaydında göstermek bu duruma örnek verilebilir.
- Metin Manipülasyonu: Farklı alanlardan gelen metinleri birleştirme, büyük-küçük harf dönüşümleri yapma ve metin içeriklerini düzenleme işlemleri mümkündür.
- Tarih Hesaplamaları: İki tarih alanı arasındaki gün sayısı farkını bulma, yaş hesaplama veya süre belirleme gibi zamansal hesaplamalar yapılabilir.
- Koşullu Görüntüleme: Belirli kriterlere göre farklı görsel öğeler (renkli simgeler, durum göstergeleri) gösterme özelliği mevcuttur.
Formula Field Nasıl Oluşturulur?
Formula field oluşturmak teknik bir süreç gibi görünse de, adım adım ilerleyerek kolayca öğrenilebilir. Aşağıda her aşamayı detaylı şekilde açıklayarak, ilk formula field’ınızı başarıyla oluşturmanız için gerekli tüm bilgileri sunacağız.
- Object Manager Erişimi
Setup menüsünden Object Manager’a ulaşarak formula field eklemek istediğiniz nesneyi seçin. Alternatif olarak, ilgili nesnenin kayıt sayfasında bulunan Setup çarkından “Nesneyi Düzenle” seçeneğini kullanabilirsiniz.
- Yeni Alan Oluşturma
Hedef nesnenin “Alanlar ve İlişkiler” bölümünde “Yeni” butonuna tıklayın ve alan türü olarak “Formula” seçeneğini belirleyin.
- Veri Türü Seçimi
Formula field oluşturmanın kritik adımlarından biri doğru çıktı veri türünü seçmektir. Salesforce size şu seçenekleri sunar:
- Checkbox: True/False değerleri için
- Para Birimi: Para birimi hesaplamaları için
- Tarih: Tarih sonuçları için
- Tarih/Saat: Tarih ve saat kombinasyonları için
- Sayı: Sayısal hesaplamalar için
- Yüzde: Yüzde değerleri için
- Metin: Metin birleştirme işlemleri için
Salesforce veritabanındaki her veri türü kendi örneğiyle birlikte gelir, bu da karar verme sürecinizi kolaylaştırır.
- Formül Editörü Kullanımı
Advanced Formula sekmesini tercih etmeniz önerilir. Bu arayüzde üç temel bileşen bulunur:
- Insert Field: Mevcut nesne ve ilişkili nesnelerden alanları seçmenizi sağlar. Standart alanlar doğrudan isimlerini kullanırken, özel alanlar “__c” uzantısıyla görünür.
- Operators: Matematiksel işlemler (+, -, *, /), karşılaştırma işlemcileri (=, !=, <, >) ve mantıksal işlemciler (&& VE, || VEYA) burada yer alır.
- Fonksiyonlar: Gelişmiş hesaplamalar ve veri manipülasyonu için hazır fonksiyonlar. EĞER(), DURUM(), METİN(), TARİHDEĞERİ() gibi yaygın fonksiyonlar yanında ISPICKVAL() gibi Salesforce’a özgü fonksiyonlar da mevcuttur.
Salesforce Formula Field’ın Pratik Uygulaması: Lead Scoring Örneği
Teorik bilgilerin pratiğe dönüşmesi için gerçek bir business senaryosu üzerinden çalışmak en etkili öğrenme yöntemidir. Bu bölümde lead scoring sistemi oluşturarak formula field’ların gücünü deneyimleyecek ve farklı karmaşıklık seviyelerindeki formülleri nasıl yazacağınızı öğrenebilirsiniz.
Gerçek bir senaryo üzerinden formula field oluşturma sürecini inceleyelim. Lead scoring sistemi, potansiyel müşterileri puanlamak için kullanılan yaygın bir yöntemdir.
Temel IF Formülü
Lead Score alanındaki sayısal değeri, satış ekiplerinin daha kolay anlayabileceği kategorik bir değere dönüştürmek için şu formülü kullanabilirsiniz:
IF(Lead_Score__c >= 80, “Must Call”, “Normal Priority”)
Bu basit formül, potansiyel müşteri skorunun 80 ve üzeri olması durumunda “Mutlaka Ara”, aksi halde “Normal Öncelik” değerini gösterir.
Gelişmiş Nested IF Formülü
İş büyüdükçe daha detaylı kategorilendirme ihtiyacı doğar. Bu durumda iç içe IF yapısı kullanılabilir:
IF(Lead_Score__c >= 90, “Sıcak Potansiyel”,
IF(Lead_Score__c >= 70, “Ilık Potansiyel”,
IF(Lead_Score__c >= 50, “Soğuk Potansiyel”, “Niteliksiz”)))
Kompakt Görünüm Güncellemesi
Oluşturduğunuz formula field’ı kullanıcıların görebilmesi için kompakt görünüme eklemeyi unutmayın. Bu adım, alanın liste görünümlerinde ve kayıt özetlerinde görünmesini sağlar.
Salesforce Formula Field Test Stratejileri
Oluşturduğunuz formula field’ın production ortamında sorunsuz çalışması için kapsamlı test stratejileri uygulamak kritiktir. Bu bölümde farklı test türlerini, test senaryolarını ve kalite güvence süreçlerini ele alarak formula field’larınızın güvenilirliğini sağlayacağız.
- Test Ortamında Deneme
Formülünüzü üretim ortamına almadan önce kapsamlı testler yapın:
- Farklı senaryoları kapsayan test kayıtları oluşturun
- Sınır değerlerini (uç durumları) test edin
- Boş (null) değerlerle nasıl davrandığını kontrol edin
- Kullanıcı Kabul Testi
İş kullanıcılarının formülün beklentileri karşıladığını doğrulaması kritiktir. Özellikle karmaşık formüller için bu adım atlanmamalıdır.
- Production Temel Testi
Dağıtım sonrası production ortamında formülün doğru çalıştığından emin olun. Görünüm güncellemeleri ve kullanıcı yetkilerinin de doğru şekilde dağıtıldığını kontrol edin.
Salesforce Formula Field Performans Optimizasyonu
Formula field’lar güçlü araçlar olsa da yanlış kullanıldığında sistem performansını olumsuz etkileyebilir. Bu bölümde performans optimizasyonu teknikleri, en iyi uygulama seçenekleri ve yaygın hataları önleme yöntemlerini öğrenebilirsiniz.
- Formül Karmaşıklığı Yönetimi: Karmaşık hesaplamalar sistem performansını etkileyebilir. Mümkün olduğunda formüllerinizi basit tutun ve iç içe yapıları minimize edin. Çok karmaşık hesaplamalar için Flow veya Apex alternatiflerini değerlendirin.
- Alan Referansları: Formula field’larda kullandığınız alanları silmek istediğinizde, önce formülden kaldırmanız gerekir. Bu bağımlılık ilişkisi veri modelinizi planlarken göz önünde bulundurulmalıdır.
- Hata Yönetimi: BOMMU() ve HATAVAR() fonksiyonlarını kullanarak formüllerinizi savunma programlama prensipleriyle güçlendirin. Bu yaklaşım beklenmedik veri durumlarında formülün çökmesini önler.
Gelişmiş Formula Editörü Araçları
Formula field geliştirme sürecinizi hızlandırmak ve hata oranını minimize etmek için çeşitli araçlar ve teknolojiler yer alır.
- Tarayıcı Eklentileri: Tarayıcı eklentilerini kullanarak geliştirme deneyiminizi iyileştirebilirsiniz. Otomatik tamamlama özelliği, gerçek zamanlı sözdizimi kontrolü ve gelişmiş editör arayüzü sunarak üretkenliği artırır.
- Einstein for Formulas: Yaz ’24 sürümü ile gelen Formüller için Einstein özelliği, sözdizimi hatalarını otomatik olarak tespit edip düzeltme önerileri sunar. Bu yapay zeka destekli araç, özellikle karmaşık formüllerde zaman kazandırır.
Salesforce Formula Field Alternatifleri
Her iş gereksinimi için formula field oluşturmak her zaman en iyi çözüm olmayabilir. Salesforce ekosisteminde bulunan alternatif çözümleri değerlendirerek en uygun yaklaşımı seçmek, hem sistem performansı hem de bakım açısından önemlidir.
- Dinamik Formlar: İlişkili nesnelerdeki alanları doğrudan kayıt sayfalarında göstermek için dinamik formları kullanabilirsiniz. Bu yaklaşım, formula field ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
- Flow Builder: Karmaşık iş mantığı için Flow Builder daha uygun olabilir. Özellikle birden fazla nesneyi içeren hesaplamalar için Flow daha performanslı sonuçlar verir.
- Raporlar ve Kontrol Panelleri: Sadece raporlama amaçlı hesaplamalar için rapor formülleri yeterli olabilir. Bu durumlarda sistem üzerinde ek yük oluşturmadan ihtiyacınızı karşılayabilirsiniz.
Formula Field’in Teknik Sınırlamaları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Formula field’lar güçlü özellikler sunsa da belirli teknik sınırlamaları ve kısıtlamaları vardır. Bu sınırlamaları önceden bilmek, proje planlama aşamasında doğru kararlar vermenizi ve beklenmedik sorunlarla karşılaşmanızı önler. Bu bölümde önemli sınırlamaları ve bunların çözüm yollarını ele alacağız.
- Karakter ve Boyut Sınırları: Formula field’lar 3,900 karakter sınırı (boşluklar ve yorumlar dahil) ve 15,000 bayt derleme boyutu sınırlamasına tabidir. Büyük formüller için bu sınırlar planlama aşamasında göz önünde bulundurulmalıdır.
- Desteklenmeyen Alan Türleri: Long text area, encrypted ve description alanları formüllerde kullanılamaz. Veri modelinizi planlarken bu kısıtlamaları dikkate alın.
- Arama Sınırları: Formula field’lar şu anda aranabilir değildir. Genel arama veya SOSL sorguları bu alanlarda çalışmaz. Bu durum kullanıcı deneyimini etkileyebileceği durumlar için alternatif çözümler düşünülmelidir.
Salesforce Formula Field İle İlgili Sık Sorulan Sorular
Formula Field Sayı Sınırı Var mı?
Formula field sayısında doğrudan bir sınır yoktur. Sınırlama, nesne başına toplam özel alan kotanızdan gelir. Kurumsal ve Sınırsız sürümlerde bu sayı genellikle yeterli seviyededir.
Geçmiş Kayıtlar Nasıl Etkilenir?
Formula field oluşturduğunuzda, tüm mevcut kayıtlar için otomatik olarak hesaplanır. Bu özellik geçmiş veri analizi için büyük avantaj sağlar ve ekstra bir adım gerektirmez.
Veri Güvenliği Nasıl Sağlanır?
Formula field’lar alan düzeyi güvenlik ayarlarına tabidir. Hassas veri içeren hesaplamalar için uygun profil ve yetki seti konfigürasyonları yapılmalıdır.
Salesforce Formula Field Yolculuğunuza Başlayın
Formula field’lar Salesforce’ta veri manipülasyonu ve iş zekası için güçlü araçlardır. Doğru planlandığında ve uygulandığında, organizasyonunuzun veri odaklı kararlar almasını destekleyerek operasyonel verimliliği artırır. Başlangıçta basit örneklerle deneyim kazandıktan sonra, karmaşık iş senaryoları için gelişmiş formüller oluşturabilir ve Salesforce ekosisteminden maksimum fayda sağlayabilirsiniz.
