Veri güvenliği günümüz iş dünyasının en kritik konularından biri haline geldi. Özellikle Salesforce gibi müşteri verilerinin merkezi olarak yönetildiği platformlarda, kullanıcı erişim politikalarının doğru yapılandırılması büyük önem taşıyor. Doğru tanımlanmamış erişim politikaları, veri sızıntılarına, bilgi güvenliği sorunlarına ve hatta yasal yaptırımlara yol açabilir. Bu yazımızda, Salesforce kullanıcı erişim politikalarını tüm boyutlarıyla inceleyerek, güvenli ve verimli bir Salesforce ortamı oluşturmak için gereken bilgileri paylaşacağız.
Salesforce’ta Kullanıcı Erişim Politikalarının Temelleri
Salesforce’un güvenlik modeli, katmanlı bir yapıya sahiptir ve “savunma derinliği” prensibine dayanır. Bu model, farklı güvenlik katmanlarının bir arada çalışarak organizasyon verilerini korumasını sağlar. Salesforce’ta erişim kontrolü, aşağıdan yukarıya doğru şu katmanları içerir:
- Nesne Seviyesinde Güvenlik: Hangi kullanıcıların hangi nesnelere (objeler) erişebileceğini belirler.
- Kayıt Seviyesinde Güvenlik: Kullanıcıların belirli kayıtları görebilmesi veya düzenleyebilmesini kontrol eder.
- Alan Seviyesinde Güvenlik: Kullanıcıların görebileceği veya düzenleyebileceği alanları tanımlar.
- Ek Güvenlik Katmanları: Login saat kısıtlamaları, IP kısıtlamaları ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi önlemleri içerir.
Salesforce’un güvenlik modelinde en önemli prensiplerden biri “En Az Ayrıcalık Prensibi”dir (Principle of Least Privilege). Bu prensip, kullanıcılara sadece işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları minimum erişim haklarının verilmesini öngörür. Bu yaklaşım, potansiyel güvenlik risklerini en aza indirir ve verilerin yanlışlıkla değiştirilme veya silinme olasılığını azaltır.
Erişim kontrolünün temel amacı, “doğru kullanıcılara doğru zamanda doğru verilere doğru erişim seviyesini sağlamak” olarak özetlenebilir. Salesforce’ta bu amaca ulaşmak için çeşitli araçlar ve mekanizmalar bulunur.
Profiller ve Yetki Setleri: Farklar ve Kullanım Örnekleri
Salesforce’ta kullanıcı erişiminin temel yapı taşları, profiller ve yetki setleridir. Bu ikisi arasındaki farkları ve ne zaman hangisini kullanmanız gerektiğini anlamak, etkili bir erişim yönetimi stratejisi oluşturmanın ilk adımıdır.
Profiller
Profiller, Salesforce’ta kullanıcı yetkilerinin birincil kontrol mekanizmasıdır. Her Salesforce kullanıcısının mutlaka bir profili olmalıdır ve bir kullanıcı yalnızca tek bir profile sahip olabilir. Profiller şu temel ayarları kontrol eder:
- Nesne izinleri (görüntüleme, oluşturma, düzenleme, silme)
- Alan erişim ayarları
- Sayfa düzenleri atamaları
- Uygulama ayarları ve görünürlüğü
- Sistem izinleri
- Oturum ayarları ve saat kısıtlamaları
- IP kısıtlamaları
Örnek: Bir satış organizasyonunda, “Satış Temsilcisi”, “Satış Yöneticisi” ve “Sistem Yöneticisi” gibi temel roller için ayrı profiller oluşturabilirsiniz. Satış Temsilcisi profili, Fırsat ve Hesap nesnelerine erişim sağlarken, hassas finansal verilere erişimi kısıtlar.
Yetki Setleri
Yetki setleri, profillerin üzerine ek yetkiler eklemek için kullanılır. Bir kullanıcıya birden fazla yetki seti atanabilir, bu da erişim yönetiminde büyük esneklik sağlar. Yetki setleri, genellikle “istisnai” durumlarda veya özel görevler için ek yetkiler gerektiğinde kullanılır.
Örnek: Satış ekibinizde, normal görevlerine ek olarak eğitim materyalleri hazırlayan bir temsilci düşünün. Bu kişiye “İçerik Oluşturucu” yetki seti atayarak, standart Satış Temsilcisi profilinin üzerine Content nesnesi için ek yetkiler sağlayabilirsiniz.
Ne Zaman Profil, Ne Zaman Yetki Seti Kullanmalı?
Profilleri Şunlar İçin Kullanın:
-
- Temel, varsayılan erişim seviyelerini tanımlamak
- Organizasyon genelinde standart roller için
- Tüm kullanıcı grubu için geçerli olacak kısıtlamalar (IP kısıtlamaları gibi)
Yetki Setlerini Şunlar İçin Kullanın:
- Belirli kullanıcılara ek yetkiler vermek
- Geçici erişim ihtiyaçları (projeler, özel görevler)
- Rol tabanlı yetkiler yerine işlev tabanlı yetkiler için
- İzinleri modüler şekilde yönetmek için
Gerçek Dünya Örneği: Bir finans şirketinde, tüm müşteri hizmetleri temsilcileri “Müşteri Hizmetleri” profili altında olabilir. Ancak, bazı temsilciler, özel vakaları ele almak için hassas finansal verilere erişim gerektirebilir. Bu durumda, “Premium Müşteri Hizmetleri” adlı bir yetki seti oluşturarak sadece belirli temsilcilere bu ek erişimi sağlayabilirsiniz.
Paylaşım Ayarları ve Organizasyon Genelinde Varsayılanlar
Salesforce’ta veri paylaşımı, erişim kontrolünün temel bir bileşenidir. Organizasyon Genelinde Varsayılanlar (Organization-Wide Defaults – OWD), kayıt erişiminin başlangıç noktasını belirler.
OWD (Organization-Wide Defaults) Ayarları
OWD, kullanıcıların diğer kullanıcıların kayıtlarına varsayılan erişim seviyesini belirler. Dört temel erişim seviyesi vardır:
- Özel (Private): Kullanıcılar yalnızca kendi kayıtlarını görebilir ve düzenleyebilir.
- Herkese Açık Sadece Okuma (Public Read Only): Kullanıcılar tüm kayıtları görebilir ancak yalnızca sahip olduklarını düzenleyebilir.
- Herkese Açık Okuma/Yazma (Public Read/Write): Kullanıcılar tüm kayıtları görebilir ve düzenleyebilir.
- Herkese Açık Okuma/Yazma/Transfer (Public Read/Write/Transfer): Kullanıcılar tüm kayıtları görebilir, düzenleyebilir ve sahipliğini değiştirebilir.
Önemli İpucu: OWD ayarlarını mümkün olduğunca kısıtlayıcı tutun (genellikle “Özel”) ve ardından paylaşım kuralları, rol hiyerarşileri gibi diğer mekanizmalarla seçici olarak erişim açın.
Paylaşım Kuralları Nasıl Oluşturulur?
Paylaşım kuralları, OWD ayarları üzerinde belirli kullanıcı gruplarına ek erişim sağlamak için kullanılır. İki tür paylaşım kuralı vardır:
- Kriter Tabanlı Paylaşım Kuralları: Belirli alan değerlerine sahip kayıtları paylaşır. Örneğin, “Durum = ‘Acil'” olan tüm vakaları belirli bir grupla paylaşabilirsiniz.
- Sahip Tabanlı Paylaşım Kuralları: Belirli kullanıcıların veya grupların sahip olduğu kayıtları paylaşır. Örneğin, “Batı Bölgesi” rolündeki kullanıcıların sahip olduğu tüm fırsatları “Doğu Bölgesi” rolündeki kullanıcılarla paylaşabilirsiniz.
Paylaşım Kuralı Oluşturma Adımları:
- Kurulum > Güvenlik > Paylaşım Ayarları’na gidin
- İlgili nesne için “Yeni” düğmesine tıklayın
- Kural adı ve türünü belirleyin (Kriter veya Sahip tabanlı)
- Paylaşılacak kayıtları seçin
- Erişim verilecek kullanıcı grubunu belirleyin
- Erişim seviyesini seçin (Okuma veya Okuma/Yazma)
- Kaydedin
Rol Hiyerarşilerinin Erişim Üzerindeki Etkisi
Salesforce’ta rol hiyerarşisi, organizasyon şemasına benzer şekilde, üst rollerin altlarındaki kayıtlara erişimini sağlar. Bu, “yöneticiler ekip üyelerinin verilerini görebilir” prensibine dayanır.
Önemli Not: Rol hiyerarşisi yalnızca “yukarı doğru” çalışır. Bir kullanıcı, hiyerarşide kendisinden aşağıda bulunan kullanıcıların kayıtlarına erişebilir, ancak kendisinden yukarıda olanların kayıtlarına erişemez.
Senaryo Örneği: Bir ticari emlak şirketinde, her satış temsilcisi kendi müşteri portföyüne sahiptir ve OWD ayarları “Özel” olarak belirlenmiştir. Satış Müdürü, ekibindeki tüm temsilcilerin müşterilerini ve fırsatlarını görebilmelidir. Rol hiyerarşisinde Satış Müdürü’nü üst konuma yerleştirerek, müdürün otomatik olarak ekibinin tüm kayıtlarına erişmesini sağlayabilirsiniz.
Kayıt Erişimi ve Alan Seviyesinde Güvenlik
Salesforce’ta güvenlik modelinin daha ince ayarları, kayıt ve alan seviyesinde yapılır. Bu seviyedeki kontroller, kullanıcıların tam olarak hangi verilere erişebileceğini ve bu verilerle neler yapabileceğini belirler.
Kayıt Seviyesinde Erişim Kontrolü
Kayıt seviyesinde erişim, daha önce bahsettiğimiz OWD, paylaşım kuralları ve rol hiyerarşisine ek olarak manuel paylaşım ve Apex ile paylaşım yöntemleriyle de kontrol edilebilir:
- Manuel Paylaşım: Tek bir kaydı belirli kullanıcılarla veya gruplarla manuel olarak paylaşmanızı sağlar. “Paylaşım” düğmesi ile yapılır.
- Apex ile Paylaşım: Özel iş mantığına dayalı karmaşık paylaşım senaryoları için kod kullanmanızı sağlar.
Örnek Uygulama: Bir müşteri, rakip şirketler hakkında çalışan farklı danışmanlık ekiplerinizle çalışıyor. Ekipler arasında gizlilik korunmalı. Apex paylaşım kuralları ile her ekibin yalnızca kendi proje kayıtlarına erişmesini sağlayabilirsiniz.
Alan Seviyesinde Güvenlik (FLS)
Alan Seviyesinde Güvenlik (Field-Level Security – FLS), kullanıcıların belirli alanları görüp göremeyeceğini ve düzenleyip düzenleyemeyeceğini kontrol eder. FLS ayarları, profiller ve yetki setleri üzerinden yapılır.
FLS için üç erişim seviyesi vardır:
- Görünür olmayan: Alan kullanıcıya tamamen gizlidir
- Salt okunur: Alan görünür ancak düzenlenemez
- Düzenlenebilir: Alan hem görünür hem de düzenlenebilir
İyi Uygulama: Hassas bilgiler içeren alanlar (Kredi kartı numarası, TC kimlik numarası gibi) için FLS ayarlarını dikkatli yapılandırın. Kimsenin gereksiz yere bu alanlara erişmemesini sağlayın.
Sayfa Düzenleri ve Dinamik Formlar
Sayfa düzenleri ve Lightning dinamik formlar, alan görünürlüğünü kontrol etmenin ek bir yoludur, ancak bu yöntem güvenlik amacıyla kullanılmamalıdır. Sayfa düzenleri bir alanı gizlese de, kullanıcı raporlar, listeler veya API aracılığıyla bu alana erişebilir. Bu nedenle, gerçek güvenlik için mutlaka FLS kullanılmalıdır.
Dikkat Edilmesi Gereken Durum: Bir alanı yalnızca sayfa düzeninden kaldırarak gizlemeye çalışmak, güvenlik açığına neden olabilir. Kullanıcı, Salesforce raporları oluşturarak veya API kullanarak bu alanlara yine de erişebilir. Gerçek güvenlik için FLS kullanın.
Güvenlik Politikalarının Denetimi ve İzlenmesi
Erişim politikalarınızın etkin olabilmesi için düzenli olarak denetlenmesi ve izlenmesi gerekir. Salesforce, bu süreçleri kolaylaştırmak için çeşitli araçlar sunar.
Erişim Denetim Raporları
Salesforce, kullanıcı erişimini denetlemenize yardımcı olan çeşitli raporlar ve araçlar sağlar:
- Sağlık Kontrolü: “Setup Audit Trail” ile yapılan yapılandırma değişikliklerini izleyin.
- Permission Set ve Profil Özeti: Belirli izinlere sahip kullanıcıları görmek için kullanılır.
- Kullanıcı Erişim ve İzin Raporları: Kimin neye erişimi olduğunu analiz etmenize yardımcı olur.
Önerilen Yaklaşım: Üç ayda bir, kullanıcı izinlerinin ve erişimlerinin kapsamlı bir denetimini yapın. Kullanıcıların yalnızca ihtiyaç duydukları erişime sahip olduklarından emin olun.
Oturum Güvenliği Politikaları
Oturum güvenliği politikaları, kullanıcıların Salesforce’a nasıl bağlandığını kontrol eder:
- Oturum Zaman Aşımı: Belirli bir hareketsizlik süresinden sonra kullanıcıları otomatik olarak çıkış yapar.
- Oturum Seviyesi Güvenlik: Farklı kullanıcılar veya uygulamalar için farklı güvenlik seviyeleri belirleyebilirsiniz.
- İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA): Kullanıcılardan ikinci bir kimlik doğrulama faktörü ister.
İyi Uygulama: Tüm sistem yöneticileri ve hassas verilere erişen kullanıcılar için 2FA’yı zorunlu kılın.
Login IP Aralıkları ve Saat Kısıtlamaları
Kullanıcıların Salesforce’a bağlanabileceği IP adreslerini ve zamanları kısıtlayabilirsiniz:
- IP Aralığı Kısıtlamaları: Kullanıcıların yalnızca şirket ağı gibi belirli IP aralıklarından bağlanmasını sağlar.
- Oturum Saati Kısıtlamaları: Kullanıcıların yalnızca belirli saatlerde (örn. iş saatleri) oturum açmasına izin verir.
Örnek Senaryo: Finans departmanı için güçlendirilmiş güvenlik sağlamak amacıyla, finans kullanıcılarının yalnızca şirket ofisinden (belirli IP aralığı) ve yalnızca iş saatleri içinde (08:00-18:00) Salesforce’a erişebilmelerini sağlayan kısıtlamalar uygulayabilirsiniz.
Salesforce Shield ve Event Monitoring
Salesforce Shield, daha gelişmiş güvenlik özellikleri sağlayan ek bir ücretli pakettir. Üç ana bileşeni vardır:
- Platform Şifreleme: Hassas verileri şifreler
- Event Monitoring: Kullanıcı etkinliklerini detaylı olarak izler
- Field Audit Trail: Alan değişikliklerinin geçmişini 10 yıla kadar saklar
Event Monitoring Kullanım Örneği: Bankacılık kurumunda, müşteri hesap verilerine kimlerin eriştiğini ve bu verilerde ne gibi değişiklikler yaptığını izlemek yasal bir zorunluluk olabilir. Event Monitoring ile her kullanıcının belirli kayıtlara erişimini ve yaptığı değişiklikleri detaylı olarak izleyebilirsiniz.
Mobil ve API Erişim Güvenliği
Modern Salesforce uygulamaları, mobil cihazlar ve API’ler aracılığıyla erişimi de içerir. Bu erişim kanalları için ek güvenlik önlemleri gerekir.
Mobil Cihazlar için Erişim Politikaları
Salesforce Mobile uygulaması için güvenlik politikaları şunları içerebilir:
- PIN Kodu Zorunluluğu: Kullanıcıların uygulamaya erişmek için PIN kodu girmesini zorunlu kılın.
- Oturumu Kapat Süresi: Uygulama belirli bir süre kullanılmadığında otomatik olarak oturumu kapatır.
- Cihaz Şifreleme Gereksinimleri: Yalnızca şifrelenmiş mobil cihazların uygulamaya erişmesine izin verin.
- Mobil Cihaz Yönetimi (MDM) Entegrasyonu: Kurumsal MDM çözümleriyle entegre olarak gelişmiş güvenlik sağlayın.
İyi Uygulama: Mobil güvenlik politikanızı, masaüstü kullanımındaki kadar sıkı tutun. Mobil erişim, güvenlik açıklarına neden olmamalıdır.
API Güvenliği ve OAuth
Salesforce API’leri aracılığıyla erişim, özellikle entegrasyonlar için kritik öneme sahiptir:
- API Kullanıcıları: Entegrasyonlar için özel API kullanıcı profilleri oluşturun.
- Connected App Konfigürasyonu: OAuth ayarlarını ve izinlerini dikkatli yapılandırın.
- Token Yönetimi: Erişim ve yenileme tokenlarının güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlayın.
- IP Kısıtlamaları: API erişimini belirli IP aralıklarıyla sınırlayın.
Dikkat Edilmesi Gereken Nokta: API kullanıcılarının çoğu zaman normal kullanıcılardan daha geniş erişim izinleri olabilir. Bu nedenle, API kullanıcı kimlik bilgilerinin güvenliği çok önemlidir. Bu bilgileri kaynak kodu depolarına veya güvenli olmayan ortamlara asla kaydetmeyin.
Connected App’ler için Güvenlik Önlemleri
Connected App’ler, üçüncü taraf uygulamaların Salesforce verilerine erişmesini sağlar:
- İzin Kapsamlarını Sınırlama: Yalnızca gerekli minimum izinleri verin.
- IP Kısıtlamaları Uygulama: Uygulamanın erişebileceği IP aralıklarını kısıtlayın.
- Oturum Politikaları: Özel oturum güvenlik seviyelerini zorunlu kılın.
- Düzenli Denetim: Connected App kullanımını ve izinlerini düzenli olarak gözden geçirin.
Örnek Uygulama: Marketing departmanının kullandığı bir e-posta pazarlama aracı, kampanyalara ve kişi verilerine erişmek için bir Connected App kullanıyor. Bu uygulamanın izinlerini yalnızca Kampanya ve Kişi nesneleriyle sınırlandırabilir ve yalnızca e-posta pazarlama aracının sunucularından gelen isteklere izin verebilirsiniz.
MFA (Multi-Factor Authentication) Uygulamaları
Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama (MFA), Salesforce güvenliğinin önemli bir bileşenidir ve artık birçok durumda zorunludur:
- Doğrulama Yöntemleri: Salesforce Authenticator, SMS, e-posta, U2F güvenlik anahtarları gibi farklı MFA yöntemlerini destekleyin.
- Uygulama Çapında MFA: Tüm kullanıcılar için MFA’yı etkinleştirin (Salesforce’un yeni gereksinimi).
- Yüksek Güvenceli Oturum Politikaları: Hassas işlemler için ek kimlik doğrulama isteyebilirsiniz.
Pratik Öneri: Kullanıcı deneyimini iyileştirmek için, Salesforce Authenticator’ın konum tabanlı otomatik doğrulama özelliğini etkinleştirin. Bu özellik, kullanıcıların güvenilir konumlardan (örn. ofis) giriş yaptıklarında otomatik olarak doğrulanmasını sağlar.
En İyi Uygulamalar ve Tavsiyeler
Salesforce kullanıcı erişim politikalarının başarılı bir şekilde uygulanması için takip edilebilecek en iyi uygulamalar ve tavsiyeler şunlardır:
Erişim Politikalarının Düzenli Gözden Geçirilmesi
- Üç Aylık Güvenlik Denetimleri: Düzenli aralıklarla tüm erişim politikalarını ve kullanıcı izinlerini gözden geçirin.
- Kullanılmayan Hesapları Devre Dışı Bırakma: 90 gün boyunca kullanılmayan hesapları devre dışı bırakın veya dondurun.
- Ayrılan Çalışanlara Yönelik Süreç: İşten ayrılan çalışanların hesaplarının hızlı bir şekilde devre dışı bırakılması için süreç oluşturun.
Kontrol Listesi Örneği:
- [ ] Tüm sistem yöneticilerinin listesi ve son etkinlikleri kontrol edildi
- [ ] Yeni eklenen profil ve yetki setleri gözden geçirildi
- [ ] Veri dışa aktarım izni olan kullanıcılar kontrol edildi
- [ ] 90+ gün aktif olmayan kullanıcılar devre dışı bırakıldı
- [ ] Hassas veri erişimi olan kullanıcılar doğrulandı
Kullanıcı Erişiminin Dokümantasyonu
Erişim politikalarının ve izinlerin kapsamlı dokümantasyonu, güvenlik yönetimini önemli ölçüde kolaylaştırır:
- Profil ve Yetki Seti Matriksi: Hangi profil veya yetki setinin hangi izinleri içerdiğini gösteren bir matris oluşturun.
- Rol Hiyerarşisi Şeması: Rol hiyerarşinizin görsel bir temsilini ve her rolün sahip olduğu erişimi belgelendirin.
- Paylaşım Kuralları Envanteri: Tüm paylaşım kurallarını, amaçlarını ve etkilenen kullanıcı gruplarını listeleyin.
İyi Uygulama: Tüm erişim konfigürasyon değişikliklerinin nedenini ve onaylayan kişiyi belgelendirin. Bu, gelecekteki denetimlerde veya sorun giderme durumlarında çok yardımcı olacaktır.
Değişiklik Yönetimi Süreçleri
Erişim politikalarında yapılan değişiklikleri yönetmek için resmi süreçler oluşturun:
- Değişiklik Talebi Formu: Profil veya yetki seti değişiklikleri için standart bir talep formu kullanın.
- Çift Onay Sistemi: Güvenlik değişiklikleri için en az iki yöneticinin onayını gerektirin.
- Kademeli Rollout: Büyük değişiklikleri önce küçük bir kullanıcı grubuyla test edin.
- Geri Alma Planı: Her büyük değişiklik için bir geri alma planı oluşturun.
Örnek Senaryo: Satış ekibi, daha iyi raporlama için yeni bir özel nesneye erişim talep ediyor. Bu talebi dokümante edin, güvenlik etkileri açısından değerlendirin, sınırlı bir kullanıcı grubuyla test edin ve başarılı olduğunu doğruladıktan sonra tüm ekibe yayın.
Güvenlik Eğitimi ve Farkındalık
Kullanıcı eğitimi, güvenlik politikalarının etkinliğini artıran kritik bir faktördür:
- Düzenli Güvenlik Eğitimleri: Tüm kullanıcılar için temel güvenlik pratikleri hakkında eğitimler düzenleyin.
- Yönetici Sertifikasyonu: Tüm Salesforce yöneticilerinin güvenlik en iyi uygulamaları konusunda eğitildiğinden ve sertifikalandırıldığından emin olun.
- Sosyal Mühendislik Tatbikatları: Kullanıcıların güvenlik farkındalığını test etmek ve geliştirmek için simüle edilmiş tatbikatlar düzenleyin.
Etkili Yaklaşım: Kısa, düzenli güvenlik hatırlatmaları ve ipuçları gönderin. Uzun, seyrek eğitimler yerine, sık “mikro-öğrenme” fırsatları daha etkili olabilir.
Güvenli Salesforce Ortamı için Güçlü Temeller
Salesforce kullanıcı erişim politikaları, organizasyonunuzun veri güvenliğinin ve bütünlüğünün korunmasında kritik bir rol oynar. Katmanlı bir güvenlik yaklaşımı benimseyerek, en az ayrıcalık prensibini uygulayarak ve düzenli denetimler yaparak, Salesforce ortamınızı güvende tutabilirsiniz.
