Salesforce ekosisteminde yıllarca kritik bir rol oynayan Salesforce Workflow Rules, platformda çalışan admin ve developer’ların iş süreçlerini kod yazmadan otomatikleştirmesini sağlayan güçlü bir araçtır. 2025 yılı itibarıyla yaşanan önemli değişimlerle birlikte, Salesforce Workflow Rules konusunda güncel bilgilere sahip olmak her zamankinden daha kritik hale gelmiştir. Bu rehberde, Workflow Rules’un temel özelliklerinden ileri seviye kullanımına, destek sonlandırma sürecinden Flow’a geçiş stratejilerine kadar bilmeniz gereken detayları ele aldık.
Salesforce Workflow Rules Tanımı ve Temel İşlevleri
Workflow Rules, Salesforce platformunda belirli koşullar gerçekleştiğinde otomatik aksiyonların tetiklenmesini sağlayan deklaratif bir otomasyon aracıdır. Kod yazmaya gerek kalmadan iş süreçlerini yönetme imkanı sunan bu özellik, admin’lerin veri güncellemelerini, e-posta bildirimlerini ve alan güncellemelerini otomatik hale getirmesine olanak tanır.
Temel olarak iki ana bileşenden oluşur: koşullar ve aksiyonlar.
Koşullar, workflow’un ne zaman çalışacağını belirlerken, aksiyonlar ise koşul sağlandığında hangi işlemlerin gerçekleştirileceğini tanımlar.
Workflow Rules ile Gerçekleştirilebilen Aksiyonlar
Platform üzerinde gerçekleştirilebilecek dört farklı aksiyon türü mevcuttur:
- E-posta Uyarıları (Email Alerts): Belirli koşullar sağlandığında otomatik e-posta gönderimi gerçekleştirilir. Örneğin, bir fırsat kapatıldığında ilgili ekip üyelerine bildirim gönderilebilir.
- Alan Güncellemeleri (Field Updates): Kayıt alanlarının otomatik olarak güncellenmesini sağlar. Bir case’in durumu değiştiğinde öncelik seviyesinin otomatik ayarlanması bu kategoriye girer.
- Görev Atamaları (Task Creation): Belirli koşullarda otomatik görev oluşturulmasını sağlar. Lead’ler belirli bir aşamaya geldiğinde satış temsilcisine follow-up görevi atanabilir.
- Outbound Messages: Harici sistemlere SOAP tabanlı mesajlar göndererek entegrasyon sağlar. CRM dışındaki uygulamalara veri aktarımı için kullanılır.
Salesforce Workflow Rules Kullanımı ve Konfigürasyon
Workflow Rules oluşturma süreci sistematik adımları takip eder. Setup menüsünden Process Automation altında Workflow Rules sekmesine erişim sağlanır. Yeni bir rule oluşturulurken öncelikle hangi nesne (object) üzerinde çalışacağı belirlenir.
Değerlendirme Kriterleri
Workflow’un ne zaman tetikleneceğini belirleyen üç farklı değerlendirme kriteri bulunur:
- Created: Workflow sadece kayıt ilk oluşturulduğunda çalışır.
- Created, and every time it’s edited: Kayıt oluşturulduğunda ve her düzenlemede tetiklenir.
- Created, and any time it’s edited to subsequently meet criteria: Kayıt oluşturulduğında veya sonraki düzenlemelerde kriterleri karşıladığında aktive olur.
Rule Kriterleri Tanımlama
Kriterlerin tanımlanmasında iki farklı yaklaşım kullanılabilir:
Birinci yöntemde, “criteria are met” seçeneğiyle filtre mantığıyla kriterler oluşturulabilir. Bu yöntemde field, operator ve value kombinasyonları kullanılır. İkinci yaklaşım olan “formula evaluates to true” seçeneği ile formula field mantığıyla daha karmaşık koşullar yazılabilir.
Zaman Bazlı Workflow Actions
Immediate actions anında çalışırken, time-dependent actions gelecekte belirli bir zamanda tetiklenir. Örneğin, bir kontrat bitiş tarihinden 30 gün önce yenileme hatırlatması gönderilebilir.
Time-dependent workflow’lar, Queue altında bekler ve Default Workflow User yetkisiyle çalışır. Bu aksiyonlar, tetiklendikten sonra kayıt kriterleri karşılamayı bırakırsa otomatik olarak iptal edilir.
Salesforce Workflow Rules Desteği Ne Zaman Sona Eriyor?
Salesforce, Mart 2024’te yaptığı resmi duyuruyla Workflow Rules ve Process Builder için desteğin 31 Aralık 2025 tarihinde sona ereceğini açıklamıştır. Bu tarihten sonra mevcut workflow’lar çalışmaya devam edecek ancak yeni workflow oluşturulamayacak veya mevcut olanlar düzenlenemeyecektir.
Önemli bir nokta olarak, bu tarih tamamen bir emeklilik (retirement) değil, destek sonlandırmasıdır. Mevcut workflow’lar çalışmaya devam edecek ancak Salesforce artık bunlar için destek sağlamayacak ve ortaya çıkabilecek hataları düzeltmeyecektir.
Mevcut Durum ve Kısıtlamalar
Winter ’23 release’i itibarıyla artık yeni Workflow Rules oluşturulamıyor, ancak mevcut workflow’lar aktive edilebiliyor, deaktive edilebiliyor ve düzenlenebiliyor. Summer ’23’ten itibaren ise Process Builder için de yeni process oluşturma özelliği kaldırılmıştır.
Migrate Süreci ve Öneriler
Salesforce, tüm müşterilerini Flow’a geçiş yapmaya teşvik etmektedir. Flow, daha güçlü, esnek ve modern bir otomasyon platformu sunar. Record-Triggered Flow’lar, Workflow Rules’un tüm yeteneklerini karşılar ve çok daha fazlasını yapabilir.
Migrate to Flow Tool adlı araç, Setup’tan erişilebilen ve mevcut workflow’ların Flow’a otomatik dönüşümünü destekleyen bir yardımcıdır. Bu araç, karmaşıklık seviyesini analiz eder ve geçiş önerilerinde bulunur.
Geçiş Aşamaları:
İlk adımda, mevcut tüm workflow rules’ların envanteri çıkarılmalıdır. Hangi workflow’ların aktif olduğu, ne sıklıkla tetiklendiği ve business-critical olup olmadığı değerlendirilmelidir.
Ardından, basit workflow’lardan başlayarak Flow’a geçiş yapılmalıdır. E-posta uyarıları gibi temel aksiyonlar içeren workflow’lar ideal başlangıç noktalarıdır.
Test ortamında (Sandbox) kapsamlı testler yapılmalıdır. Flow’ların beklenen şekilde çalıştığından emin olunduktan sonra production’a geçilmelidir.
Son olarak, paralel çalıştırma dönemi planlanmalıdır. Workflow ve flow’un belirli bir süre birlikte çalışması, sorunsuz geçişi garanti altına alır.
Flow’un Avantajları
Flow teknolojisi, Workflow Rules’a kıyasla önemli ölçüde gelişmiş yetenekler sunar. Çoklu nesneler üzerinde işlem yapabilme, karmaşık karar yapıları oluşturabilme ve ekran akışları ile kullanıcı etkileşimini yönetebilme Flow’un sağladığı avantajlardandır.
Debug özellikleri sayesinde hata ayıklama çok daha kolaydır. Flow Builder’da her adımı test edebilir, değişken değerlerini görebilir ve mantık hatalarını hızlıca tespit edebilirsiniz.
Versiyon kontrolü, Flow’da yerleşik olarak gelir. Farklı versiyonlar arasında geçiş yapabilir, eski versiyonlara geri dönebilir ve değişiklikleri kolayca takip edebilirsiniz.
Before-save record-triggered flow özelliği, aynı kayıt üzerinde güncelleme yaparken performansı önemli ölçüde artırır. Workflow Rules’ta field update’ler kayıt kaydedildikten sonra çalışırken, Flow’da before-save mantığıyla işlemler daha verimli gerçekleşir.
Workflow Rules En İyi Uygulamalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Workflow Rules kullanımında performans optimizasyonu kritik önem taşır. Gereksiz field update’lerin recursive loop’lara yol açabileceği unutulmamalıdır. Bir workflow’un tetiklediği field update, başka bir workflow’u tetikleyebilir ve bu durum sistem performansını olumsuz etkiler.
Order of Execution
Salesforce’ta bir kaydın kaydedilmesi sırasında belirli bir sıralama takip edilir. Validation rules’tan önce workflow field update’leri çalışır, ardından validation kontrolleri yapılır. Bu sıralama, workflow tasarlarken mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır.
Record-locking mekanizması nedeniyle, aynı anda birden fazla workflow’un aynı kaydı güncellemesi performans sorunlarına yol açabilir. Bu nedenle, benzer aksiyonların tek bir workflow altında birleştirilmesi önerilir.
Hata Yönetimi ve Monitoring
Workflow Rules’ta hata yönetimi sınırlıdır. Email alerts başarısız olursa, sistem genellikle sessizce devam eder. Bu nedenle, kritik işlemler için notification mekanizmaları kurulmalıdır.
Debug logs üzerinden workflow execution’ları takip edilebilir. Setup > Debug Logs altından kullanıcı bazlı log’lar aktive edilerek workflow’ların ne zaman ve nasıl tetiklendiği görülebilir.
Governance ve Dokümantasyon
Organizasyonda Workflow Rules governance’ı önemlidir. Kimin workflow oluşturabileceği, hangi naming convention’ların kullanılacağı ve approval süreçlerinin nasıl işleyeceği netleştirilmelidir.
Her workflow için açıklayıcı description alanı doldurulmalıdır. İş mantığının, bağımlılıkların ve özel durumların dokümante edilmesi, gelecekte yapılacak değişikliklerde ekip üyelerine rehberlik eder.
Migration Kontrol Listesi
2025 yılı sonuna kadar tamamlanması gereken migration için kontrol listesi şu şekilde oluşturulabilir:
Tüm aktif workflow’ların listesi çıkarılmalı ve önceliklendirilmelidir. Business-critical workflow’lar ilk sırada yer almalıdır.
Test senaryoları hazırlanmalı ve her workflow için detaylı test planı oluşturulmalıdır. Edge case’ler dahil tüm senaryolar kapsanmalıdır.
Kullanıcı eğitimleri planlanmalıdır. Flow ile çalışma prensipleri Workflow Rules’tan farklı olduğu için admin ve developer eğitimleri şarttır.
Rollback planı hazırlanmalıdır. Migration sırasında beklenmedik sorunlar çıkarsa, hızlı geri dönüş yapılabilmelidir.
Salesforce Workflow Rules Hakkında Sık Sorulan Sorular
31 Aralık 2025’ten sonra mevcut workflow’larım çalışmaya devam edecek mi?
Evet, mevcut workflow’larınız 31 Aralık 2025 tarihinden sonra da çalışmaya devam edecektir. Ancak bu tarihten sonra Salesforce bu workflow’lar için artık teknik destek sağlamayacak ve ortaya çıkabilecek hataları düzeltmeyecektir. Ayrıca mevcut workflow’larınızı düzenleyemeyecek veya yeni workflow oluşturamayacaksınız. Bu nedenle olası riskleri azaltmak için Flow’a geçiş yapmanız önerilir.
Workflow Rules’tan Flow’a geçiş yaparken hangi araçları kullanabilirim?
Salesforce’un sunduğu “Migrate to Flow” aracı, workflow’ların otomatik olarak flow’a dönüştürülmesine yardımcı olur. Bu araç Setup menüsünden erişilebilir ve basit one-to-one dönüşümler için oldukça kullanışlıdır. Ancak karmaşık workflow’lar için manual olarak Flow Builder’da yeniden tasarlama daha verimli sonuçlar verebilir. Ayrıca Salesforce Trailhead’de “Build Flows with Flow Builder” trail’i üzerinden detaylı eğitim alabilir ve Trailblazer Community’deki Automation grubundan destek alabilirsiniz.
Time-dependent workflow’larımı Flow’a nasıl migrate edebilirim?
Time-dependent workflow’lar Flow’da “Scheduled Paths” özelliği ile karşılanır. Record-Triggered Flow oluştururken, schedule path ekleyerek gelecekteki belirli bir zamanda aksiyonların tetiklenmesini sağlayabilirsiniz. Migrate to Flow aracı time-dependent workflow’ları otomatik olarak scheduled path’li flow’lara dönüştürebilir, ancak test ortamında mutlaka kapsamlı testler yapmanız önerilir. Time-dependent aksiyonların queue’daki bekleyen kayıtlarını da kontrol etmeyi unutmamalısınız.
Flow, Workflow Rules’a göre ne gibi avantajlar sunuyor?
Flow, Workflow Rules’a göre çok daha güçlü ve esnek bir otomasyon platformudur. Birden fazla nesne üzerinde işlem yapabilir, karmaşık karar mantıkları oluşturabilir, screen flow’larla kullanıcı etkileşimi sağlayabilir ve subflow’larla tekrar kullanılabilir bileşenler oluşturabilirsiniz. Performans açısından da before-save record-triggered flow’lar, aynı kayıt üzerindeki güncellemeleri daha verimli gerçekleştirir. Debug özellikleri gelişmiştir ve versiyon kontrolü yerleşik olarak sunulur. Flow Builder’ın visual interface’i sayesinde karmaşık iş süreçlerini daha kolay modelleyebilirsiniz.
Bir önceki yazımıza göz atın: “Salesforce Custom Object Nedir?“
