Veri kalitesi, Salesforce CRM sisteminin etkin çalışmasının temelidir. Ancak organizasyonlar büyüdükçe, müşteri veritabanları genişledikçe ve veri kaynakları çeşitlendikçe, en sık karşılaşılan sorunlardan biri yinelenen kayıtlardır. Bu dubliker kayıtlar, yalnızca sistem performansını ve depolama maliyetlerini etkilemekle kalmaz, aynı zamanda çalışanların verimliliğini düşürür, raporlamaların güvenilirliğini sarsabilir ve nihai olarak müşteri deneyimini olumsuz etkileyebilir.
Bu blog yazısında, Salesforce’ta yinelenen kayıtların yarattığı sorunları inceleyeceğiz ve bu sorunları etkili bir şekilde yönetmek için uygulanabilir stratejiler sunacağız. İster yeni bir Salesforce kullanıcısı olun, ister deneyimli bir yönetici, bu stratejileri uygulayarak CRM sisteminizin veri kalitesini artırabilir ve daha sağlıklı bir Salesforce ekosistemi oluşturabilirsiniz.
1. Salesforce’ta Yinelenen Kayıtların Etkileri
Yinelenen kayıtların organizasyonunuzda yaratabileceği sorunları hafife almamak gerekir. Bu etkileri dört ana başlık altında inceleyebiliriz:
Müşteri Deneyimine Etkisi
Aynı müşteriye ait birden fazla kayıt, müşteri etkileşimlerinde karışıklıklara yol açabilir. Örneğin:
- Satış temsilcileri, müşterinin geçmiş etkileşimlerini tam olarak göremeyebilir
- Aynı müşteriye farklı temsilciler tarafından çoklu ulaşımlar gerçekleşebilir
- Müşteri bilgileri farklı kayıtlarda dağılmış olduğundan, personel eksik bilgiyle hareket edebilir
- Müşteriler, şirketinizin kendi bilgilerini düzgün yönetemediği izlenimini edinebilir
Bir müşteri temsilcisinin, önceki gün başka bir temsilcinin görüştüğü müşteriyi tekrar araması durumunda müşterinin yaşayacağı hayal kırıklığını düşünün. Bu tür deneyimler, müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler ve marka imajınıza zarar verebilir.
Raporlama ve Analitiğe Etkisi
Yinelenen kayıtlar, analitik çalışmaları ve raporlamaları ciddi şekilde bozabilir:
- Satış tahminleri şişirilmiş görünebilir
- Lead dönüşüm oranları yanlış hesaplanabilir
- Pazarlama kampanyalarının etkinliği doğru değerlendirilemeyebilir
- Karar verme süreçleri hatalı verilere dayanabilir
Bir pazarlama yöneticisinin, kampanya etkinliğini değerlendirmek için rapor çektiğini düşünün. Yinelenen müşteri kayıtları, aynı müşterinin birden fazla sayılmasına neden olarak, kampanyanın gerçek erişiminin olduğundan fazla görünmesine yol açabilir. Bu durum, kaynak tahsisinde yanlış kararlara ve bütçe israfına neden olabilir.
Satış ve Pazarlama Otomasyonuna Etkisi
Otomatik iş akışları ve pazarlama otomasyonu, yinelenen kayıtlar nedeniyle verimliliklerini yitirebilir:
- Email kampanyalarında aynı kişiye birden fazla aynı içerik gönderilebilir
- Lead atama süreçleri karmaşıklaşabilir
- Satış fırsatlarının takibi zorlaşabilir
- Otomatik görevlendirmeler hatalı çalışabilir
Bir müşterinin, aynı promosyon e-postasını tek günde üç kez aldığını düşünün. Bu durum, yalnızca pazarlama mesajınızın etkisini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda müşterinin markanıza olan güvenini de sarsabilir.
Veri Saklama Maliyetlerine Etkisi
Salesforce, veri saklama için belirli limitler sunar ve bu limitleri aşmak ek maliyetler getirir:
- Gereksiz kayıtlar değerli depolama alanı tüketir
- Artan veri hacmi, sistem performansını etkileyebilir
- Yedekleme süreçleri daha fazla zaman ve kaynak gerektirir
- Sistem bakımı zorlaşır ve maliyetler artar
Orta ölçekli bir şirketin, yinelenen kayıtlar nedeniyle veri saklama limitlerini aştığını ve ek depolama için yıllık binlerce dolar ödemek zorunda kaldığını düşünün. Bu gereksiz maliyet, daha verimli alanlara harcanabilecek kaynakların israfıdır.
2. Salesforce’un Yerleşik Yinelenen Kayıt Yönetim Araçları
Salesforce, yinelenen kayıtları yönetmek için çeşitli yerleşik araçlar sunar. Bu araçları etkili kullanarak, veri kalitesini önemli ölçüde artırabilirsiniz.
Yinelenen Kural Setleri (Duplicate Rule Sets)
Yinelenen Kural Setleri, Salesforce’ta yinelenen kayıtları önlemek için temel mekanizmadır:
- Belirli nesneler (Lead, Account, Contact gibi) için yapılandırılabilir
- Kayıt oluşturma veya düzenleme sırasında çalışır
- Kullanıcıları uyarabilir veya yinelenen kayıt oluşturmayı engelleyebilir
- Özel mesajlar ve yönlendirmeler eklenebilir
Yinelenen Kural Setlerini yapılandırmak için, Kurulum > Veri Yönetimi > Veri Bütünlüğü > Yinelenen Kurallar yolunu izleyebilirsiniz. Kuralları oluştururken, hangi nesnelere uygulanacağını, hangi koşullarda tetikleneceğini ve kullanıcılar için hangi aksiyonların alınacağını belirleyebilirsiniz.
Eşleştirme Kuralları (Matching Rules)
Eşleştirme Kuralları, Salesforce’un kayıtları nasıl karşılaştıracağını belirler:
- Hangi alanların karşılaştırılacağını tanımlar
- Eşleştirme yöntemlerini belirler (tam eşleşme, yakın eşleşme vb.)
- Her alan için eşleştirme algoritmasını özelleştirir
- Eşleştirme skoru hesaplar
Eşleştirme kurallarını Kurulum > Veri Yönetimi > Veri Bütünlüğü > Eşleştirme Kuralları yolundan yapılandırabilirsiniz. Etkili bir eşleştirme kuralı için, e-posta, telefon numarası, şirket adı veya kişi adı gibi benzersiz tanımlayıcı alanları kullanabilirsiniz.
Örnek bir eşleştirme kuralı şöyle olabilir:
- Kişi Adı (First Name): Yakın Eşleşme
- Soyadı (Last Name): Tam Eşleşme
- Email: Tam Eşleşme
- Telefon: Yakın Eşleşme
Uyarı ve Engelleme Mekanizmaları
Salesforce, yinelenen kayıtlar tespit edildiğinde farklı aksiyonlar almanıza olanak tanır:
- Uyarı: Kullanıcıya potansiyel yinelenen kayıtları gösterir ama işleme devam etmesine izin verir
- Engelleme: Kullanıcının yinelenen kayıt oluşturmasını tamamen engeller
- Rapor: Yinelenen kayıtları bir rapora kaydeder ancak kullanıcıya bildirim göstermez
- Özelleştirilmiş Mesajlar: Kullanıcıya özel talimatlar veya yönlendirmeler sunar
Genellikle uyarı mekanizması, engelleme mekanizmasından daha kullanıcı dostudur. Kullanıcılar, bazı durumlarda bilinçli olarak benzer kayıtlar oluşturmak isteyebilir ve tamamen engellemek iş akışlarını kesintiye uğratabilir.
Yerleşik Araçların Limitleri ve Sınırlamaları
Salesforce’un yerleşik araçları güçlü olsa da, bazı sınırlamaları vardır:
- Yinelenen Kural Setleri, her nesne türü için maksimum 5 adet oluşturulabilir
- Eşleştirme Kuralları karmaşık senaryolarda yetersiz kalabilir
- Büyük veri setlerinde performans sorunları yaşanabilir
- Çoklu objeler arası yinelenen kayıt kontrolü sınırlıdır
Bu sınırlamaları aşmak için, AppExchange’den üçüncü taraf çözümler veya özel Apex geliştirmeleri düşünülebilir.
3. Yinelenen Kayıtları Tespit Etme Stratejileri
Mevcut yinelenen kayıtları tespit etmek, veri temizleme stratejinizin önemli bir parçasıdır. Aşağıdaki stratejiler, yinelenen kayıtları etkili bir şekilde tespit etmenize yardımcı olabilir.
Kayıt Girişinde Önleme Teknikleri
Yeni kayıt oluşturulurken yinelenen kayıtları önlemek, veri kalitesini korumak için en etkili yöntemdir:
- Global arama kullanımını teşvik edin: Kullanıcıları, yeni kayıt oluşturmadan önce global arama kullanarak mevcut kayıtları kontrol etmeye yönlendirin
- Web formlarını optimize edin: Web-to-Lead veya Web-to-Case formlarında email veya telefon gibi benzersiz alanları zorunlu kılın
- Data Loader kontrolleri ekleyin: Toplu veri yüklemelerinde, yükleme öncesi yinelenen kayıt kontrolü yapın
- Einstein Search’ü aktif edin: Einstein Search, kullanıcıların kayıtları daha etkili bulmasına yardımcı olur
Salesforce Lightning deneyiminde, yeni kayıt oluşturma formlarında “Benzer Kayıtları Kontrol Et” düğmesi ekleyerek, kullanıcıları proaktif kontrol yapmaya teşvik edebilirsiniz.
Toplu Veri Analizi ve Denetim Raporları
Mevcut veritabanınızdaki yinelenen kayıtları tespit etmek için toplu analiz yöntemleri kullanabilirsiniz:
- Özet raporlar: Email, telefon veya isim alanlarında çoğaltma sayılarını gösteren özet raporlar oluşturun
- SOQL sorguları: Yinelenen kayıtları tespit etmek için Apex veya Developer Console üzerinden SOQL sorguları kullanın
- Veri kalitesi panoları: Yinelenen kayıtları takip eden özel Lightning gösterge panelleri oluşturun
- Düzenli denetimler: Haftalık veya aylık veri kalitesi denetimleri planlayın
Örnek SOQL sorgusu (İletişim kişilerinde aynı email adresine sahip kayıtları bulmak için):
SELECT Email, COUNT(Id)
FROM Contact
WHERE Email != null
GROUP BY Email
HAVING COUNT(Id) > 1
Özel Raporlar ve Gösterge Panelleri Oluşturma
Yinelenen kayıtları sürekli izlemek için, özel raporlar ve gösterge panelleri oluşturabilirsiniz:
- Yinelenen email raporları: Aynı email adresine sahip kişileri gösteren raporlar
- İsim benzerlik raporları: Benzer isimlere sahip hesapları gösteren raporlar
- Adres duplikasyon analizi: Aynı adresi paylaşan hesapları gösteren raporlar
- Trend analizleri: Zaman içinde yinelenen kayıt oluşumunu gösteren trend raporları
Bu raporları, veri kalitesi yöneticilerine haftalık olarak otomatik gönderecek şekilde planlanmış görevler oluşturabilirsiniz. Böylece, sorunlar büyümeden proaktif müdahale mümkün olur.
AppExchange’deki Veri Kalitesi Araçları
Salesforce AppExchange, veri kalitesini artırmak için çeşitli üçüncü taraf uygulamalar sunar:
- Duplicate Check: Gelişmiş yinelenen kayıt tespiti ve toplu birleştirme özellikleri sunar
- RingLead Data Quality: Veri zenginleştirme ve temizleme özelliklerine sahiptir
- Cloudingo: Otomatik yinelenen kayıt tespiti ve birleştirme araçları içerir
- Data.com Clean: Dun & Bradstreet entegrasyonu ile veri doğrulama sağlar
Bu uygulamalar, Salesforce’un yerleşik araçlarının sınırlamalarını aşmanıza ve daha karmaşık veri kalitesi sorunlarını çözmenize yardımcı olabilir.
4. Yinelenen Kayıtları Birleştirme ve Temizleme
Yinelenen kayıtları tespit ettikten sonra, bunları birleştirmek ve temizlemek, veri kalitesini artırmanın bir sonraki adımıdır.
Salesforce’un Yerleşik Birleştirme İşlevini Kullanma
Salesforce, hesaplar, iletişim kişileri ve leadler için yerleşik birleştirme araçları sunar:
- Manuel birleştirme: Kullanıcılar, kayıt görünümünden “Birleştir” seçeneğini kullanabilirler
- Alan seçimi: Birleştirme işlemi sırasında, her bir kayıttan hangi alan değerlerinin korunacağını seçebilirsiniz
- İlişkili kayıtlar: Birleştirme sırasında, ilişkili kayıtların (fırsatlar, aktiviteler, dosyalar vb.) nasıl ele alınacağını belirleyebilirsiniz
- Denetim: Birleştirme işlemleri, denetim günlüklerinde izlenebilir
Kayıtları birleştirmek için, ilgili kayıtları listeden seçin, Birleştir düğmesine tıklayın ve ana kayıt olarak kalmasını istediğiniz kaydı belirleyin. Ardından, her bir alandan hangi değerin korunacağını seçebilirsiniz.
Kayıt Birleştirmede En İyi Uygulamalar
Yinelenen kayıtları birleştirirken izlenecek bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
- Veri kaybını önleyin: Birleştirme sırasında, tüm kayıtlardaki değerli bilgilerin korunduğundan emin olun
- Ana kayıt seçimi: En güncel veya en eksiksiz kaydı ana kayıt olarak seçin
- İlişkileri koruyun: İlişkili kayıtların, birleştirme sonrasında da korunduğundan emin olun
- Önceliklendirme: Kritik kayıtları (örn. büyük fırsatlarla ilişkili olanlar) önceliklendirin
- Ekip koordinasyonu: Birleştirme işlemlerini ekip üyeleriyle koordine edin
Birleştirme öncesinde, önemli kayıtların her zaman yedeklerini almak iyi bir uygulamadır. Böylece, beklenmeyen sorunlar durumunda geri dönebilirsiniz.
Toplu Birleştirme Stratejileri
Çok sayıda yinelenen kaydı birleştirmek için toplu stratejiler geliştirebilirsiniz:
- Data Loader kullanımı: Data Loader ile toplu güncellemeler yapabilirsiniz
- Apex kodu: Özel Apex kodları ile otomatik birleştirme mantığı geliştirebilirsiniz
- AppExchange uygulamaları: Toplu birleştirme işlevleri sunan uygulamaları kullanabilirsiniz
- Aşamalı yaklaşım: Birleştirme işlemlerini öncelik veya nesne türüne göre aşamalara bölebilirsiniz
Toplu birleştirme işlemleri sırasında, sistem limitlerine ve performans etkilerine dikkat etmek önemlidir. Büyük veri setlerini birleştirirken, işlemleri küçük parçalara bölmek ve iş saatleri dışında planlamak faydalı olabilir.
Birleştirme Sonrası Denetim ve Takip
Birleştirme işlemleri sonrasında denetim ve takip adımları, veri kalitesinin korunmasını sağlar:
- Doğrulama kontrolleri: Birleştirilen kayıtların doğru şekilde oluşturulduğunu kontrol edin
- İlişkilerin doğrulanması: İlişkili kayıtların doğru şekilde taşındığını doğrulayın
- Kullanıcı geri bildirimi: Kayıt sahiplerinden geri bildirim toplayın
- Sonuçların belgelenmesi: Temizleme sonuçlarını ve öğrenilen dersleri belgeleyin
Birleştirme sürecini düzenli olarak değerlendirmek ve sürekli iyileştirmek, uzun vadeli veri kalitesinin korunması için önemlidir.
5. Otomatik Veri Kalitesi Süreçleri Kurma
Veri kalitesini sürdürülebilir kılmak için, otomatik süreçler kurulması önemlidir. Bu süreçler, manuel müdahale ihtiyacını azaltır ve veri kalitesini sürekli iyileştirir.
Flow Builder ile Otomatik Veri Temizleme
Flow Builder, kod yazmadan otomatik veri temizleme süreçleri oluşturmanıza olanak tanır:
- Çifte girişleri otomatik birleştiren akışlar
- Veri doğrulama ve zenginleştirme akışları
- Eksik alan tamamlama akışları
- Kullanıcı uyarıları ve onay mekanizmaları
Örneğin, bir Lead kaydı oluşturulduğunda, benzer email adresiyle mevcut kayıtları kontrol eden ve kullanıcıya seçenekler sunan bir akış oluşturabilirsiniz. Bu akış, potansiyel yinelenen kayıtları proaktif olarak tespit eder ve kullanıcıya doğrudan müdahale etme fırsatı sunar.
Apex ile Özelleştirilmiş Veri Doğrulama
Daha karmaşık veri kalitesi gereksinimleriniz için, Apex kod çözümleri geliştirebilirsiniz:
- Trigger’lar: Kayıt oluşturma veya güncelleme sırasında çalışan triggerlar
- Batch işlemler: Büyük veri setlerini işleyen toplu işler
- Planlı işler: Düzenli aralıklarla çalışan otomatik veri temizleme işleri
- API entegrasyonları: Harici veri doğrulama servisleriyle entegrasyonlar
Örnek bir Apex trigger, yeni bir İletişim kaydı oluşturulduğunda, benzer kayıtları kontrol edebilir ve gerekirse otomatik birleştirme yapabilir:
trigger ContactDuplicatePrevention on Contact (before insert, before update) {
for (Contact c : Trigger.new) {
// Email adresi ile benzer kayıtları kontrol et
if (c.Email != null) {
List<Contact> existingContacts = [SELECT Id, Name FROM Contact
WHERE Email = :c.Email AND Id != :c.Id];
if (!existingContacts.isEmpty()) {
// Potansiyel yinelenen kayıtlar bulundu
c.addError('Bu email adresi ile mevcut bir kayıt bulunmaktadır.');
}
}
}
}
Entegrasyon Süreçlerinde Yinelenen Kayıt Kontrolü
Salesforce’a veri aktaran entegrasyon süreçlerinde yinelenen kayıt kontrolü yapmak, veri kalitesini korumanın önemli bir parçasıdır:
- Upsert işlemleri: Yeni kayıt oluşturmak yerine mevcut kayıtları güncelleyen upsert operasyonlarını kullanın
- Harici ID’ler: Entegrasyonlarda, harici ID alanlarını kullanarak yinelenen kayıtları önleyin
- API kalite kontrolleri: API çağrılarında veri doğrulama mantığı ekleyin
- Veri eşleştirme kuralları: Entegrasyon süreçlerinde eşleştirme kurallarını kullanın
Örneğin, bir e-ticaret sistemi ile Salesforce entegrasyonunda, müşteri email adresi benzersiz bir tanımlayıcı olarak kullanılabilir. Bu, mevcut müşteriler için her sipariş sonrası yeni bir kayıt oluşturulmasını önler.
Düzenli Veri Bakımı için Programlı Çözümler
Uzun vadeli veri kalitesini korumak için, düzenli bakım programları oluşturabilirsiniz:
- Haftalık veri kalitesi raporları ve düzeltme aksiyonları
- Aylık veri temizleme ve birleştirme kampanyaları
- Üç aylık veri kalitesi değerlendirmeleri
- Yıllık kapsamlı veri incelemesi ve temizleme
Bu programı, Salesforce organizasyonunuzun boyutuna ve karmaşıklığına göre özelleştirebilirsiniz. Düzenli bakım, yinelenen kayıtların birikmesini önler ve veri kalitesinin sürekli iyileştirilmesini sağlar.
Sonuç
Yinelenen kayıtlar, Salesforce organizasyonlarının kaçınılmaz bir sorunudur, ancak doğru stratejilerle etkili bir şekilde yönetilebilir. Bu makalede incelediğimiz beş strateji—yinelenen kayıtların etkilerini anlamak, yerleşik araçları kullanmak, etkili tespit yöntemleri geliştirmek, akıllı birleştirme stratejileri uygulamak ve otomatik veri kalitesi süreçleri kurmak—organizasyonunuzun veri kalitesini önemli ölçüde artıracaktır.
Veri kalitesi, bir kez tamamlanacak bir proje değil, sürekli bir süreçtir. Salesforce sisteminizin değerini maksimize etmek için, veri kalitesine öncelik veren bir kültür oluşturmak ve sürekli iyileştirme mekanizmaları kurmak önemlidir. Yinelenen kayıtları proaktif olarak yöneterek, daha doğru raporlama, daha etkili müşteri etkileşimleri ve daha düşük sistem maliyetleri elde edebilirsiniz.
Siz de bu stratejileri uygulamaya başlayın ve Salesforce organizasyonunuzun veri kalitesini yeni seviyelere taşıyın. Unutmayın, temiz ve güvenilir veri, başarılı CRM stratejisinin temelidir.
